Salah satu fasilitas IT dasar yang dapat digunakan oleh seluruh Civitas Akademik Universitas Indonesia yang masih aktif adalah fasilitas email dengan domain @ui.ac.id. Username dari email UI ini adalah username pada akun SSO UI. Sehingga username dan password email sama dengan username dan password SSO UI yang dimiliki oleh masing-masing Civitas Akademik UI. Perlu diingat bahwa email hanya dapat diakses oleh akun SSO UI yang passwordnya telah diubah maksimal dalam 6 bulan. Bagi akun SSO UI yang passwordnya belum dirubah lebih dari 6 bulan, tidak dapat mengakses layanan email UI.
Cara Mengakses Layanan Email UI
Untuk mengakses email UI, kamu dapat menggunakan dua cara. Cara pertama yaitu dengan mengakses halaman https://webmail.ui.ac.id melalui aplikasi browser. Saat pertama kali mengakses halaman webmail ini, kamu akan diminta untuk memasukkan username dan password SSO UI kamu. Bila berhasil login, kamu bisa langsung menggunakan email UI untuk mengirim dan menerima email.
Cara kedua yaitu dengan menggunakan aplikasi client email seperti Microsoft Outlook atau Mozilla Thunderbird. DSTI telah menggunakan protokol enkripsi SSL 3.0 dan TLS 1.0 untuk melindungi koneksi dari email server ke aplikasi client email. Adapun konfigurasi umum untuk menghubungkan aplikasi client email dengan email server UI adalah sebagai berikut:
| Protokol | Keamanan | Alamat | Port | |
| Incoming | IMAP | SSL | imap.ui.ac.id | 993 |
| TLS | 143 | |||
| POP3 | SSL | pop.ui.ac.id | 995 | |
| TLS | 110 | |||
| Outgoing | SMTP | TLS | smtp.ui.ac.id | 25 |
Pada tabel konfigurasi email client di atas, dapat dilihat bahwa email UI menggunakan dua domain yang berbeda untuk koneksi incoming dan outgoing.
Di dalam arsitektur surel, ada dua server yang digunakan. Yang pertama adalah server untuk menampung surat masuk atau yang disebut dengan Incoming Server. Lalu, untuk mengirim digunakan sebuah server yang berbeda yang disebut dengan Outgoing Server. Kedua server ini menggunakan protokol yang berbeda.
Koneksi Incoming
Koneksi incoming digunakan untuk menampung email yang masuk. Pada koneksi incoming ini, UI menggunakan dua buah protokol populer yakni IMAP dan POP3.
Apakah yang membedakan keduanya?
POP3 memperlakukan email server seperti sebuah penampungan sementara (antrean/queue). Ketika klien terhubung ke email server, pesan yang ada di email server akan diunduh dari perangkat kamu. Itu sebabnya, setiap pesan yang diunduh hilang dari email server. Tentu saja, dengan penyesuaian konfigurasi dari aplikasi client email, POP3 dapat mempertahankan email-email yang diunduh di server.
Berbeda dengan POP3, IMAP memperlakukan email server sebagai sebuah direktori/folder. Pesan-pesan yang ada di email server diakses seperti layaknya seperti berkas. Berbeda dari sistem berkas, setiap pesan dapat ditandai sehingga ketika terbaca, pesan ditandai telah terbaca.
Koneksi Outgoing
UI menggunakan protokol de facto SMTP untuk mengirimkan email.